Minha empresa está crescendo como a a minha familia ! E agora, como fica minha contabilidade?

Desculpe lhe informar, mas ao pensar assim, você já começou errado. É que não importa o tamanho da sua empresa, ter uma contabilidade saudável é premissa para qualquer empreendedor.
“Independentemente se sua empresa fatura ou não, a partir do momento em que ela nasceu, você já tem obrigações com a Receita Federal. E a Receita não passa a mão na cabeça de ninguém”, conta Mauro Fontes, fundador e CEO da Contabilivre, uma das maiores plataformas de contabilidade online do País, inaugurada em 2015, e que hoje já atende a mais de 3.000 empreendedores.

ERROS QUE CUSTAM

Ele explica que o empreendedor, principalmente aquele que está no Simples Nacional, acredita que suas obrigações fiscais só passam a existir quando a empresa começar a faturar. Esse erro pode custar caro: quando o empreendedor se der conta, ele já estará com dívidas. E aquela guia com valor baixo, com os juros acumulados, vai virar uma bola de neve, passando a comprometer o faturamento ainda pequeno da empresa.
Quem está enquadrado no Simples Nacional pode até ficar de fora desse regime, caso deixe de cumprir alguma obrigação. Quando isso acontece, o empreendedor só consegue voltar ao Simples no ano seguinte. “Se você for excluído em janeiro, por exemplo, ficará um ano fora e isso é muito caro pra quem fatura pouco, porque o imposto mais do que dobra”, explica Fontes.
Os problemas podem ultrapassar a barreira da Pessoa Jurídica. Hoje, a Receita pode mandar o CPF do dono da empresa para a Serasa ou SPC, mediante protesto. “Você recebe a notificação e se não pagar, vai ficar com o nome sujo e isso vira uma dor de cabeça”, comenta.

E AGORA?

Você se identificou com essas situações? Então, muita coisa deve ter passado pela sua cabeça agora. Mas, CALMA, tem jeito. O primeiro passo é respirar, entender o tamanho da sua empresa e quais obrigações tem de cumprir. A maior dúvida dos empreendedores que estão crescendo e mudando o regime de tributação é justamente o valor do imposto que eles terão de pagar e como fazer a emissão da nota fiscal. É neste momento que a relação com o contador muda.
“Nessa transição, o empreendedor vai ter de passar mais informações e criar uma rotina para atender a prazos, que ele não tinha antes”, conta Fontes.

DIGITAL X TRADICIONAL

Quem está crescendo e, principalmente, saindo da condição de MEI (Microempreendedor individual) para ME (Microempresa), deve decidir qual caminho vai adotar para a contabilidade da empresa: contador tradicional ou plataforma digital.
Essa decisão vai depender das características e do tamanho do seu negócio, pois o contador tradicional e o digital carregam características diferentes de atuação. A gente explica cada uma delas.

Rotina

O contador tradicional, em linhas gerais, não tem acesso a uma plataforma inteligente e trabalha com muito papel. A saúde e efetividade da relação do contador com o empreendedor vai depender do grau de organização de ambos. Muitas vezes, o empreendedor deixa nas mãos do contador toda a organização contábil da empresa. Mas ele precisará suprir o profissional de documentos, ao longo do mês.

Tempo

A otimização do tempo é uma das principais diferenças entre o contador tradicional e a plataforma digital de contabilidade. Se o contador tradicional for organizado, ele vai ter os papeis em ordem, mas o vai e vem de anexos nos e-mails vai, com certeza, fazer o empreendedor gastar muito do seu tempo com burocracia. Esse tempo, que é sempre precioso para qualquer empreendedor, pode chegar a cinco dias, em um mês!
Em plataformas digitais funciona diferente. Na Contabilivre, por exemplo, o empreendedor envia apenas um arquivo, retirado do site da Prefeitura onde se localiza o negócio. “Este arquivo vai ter todas as informações necessárias, que nosso sistema lê e organiza”, afirma Fontes. “Nossa plataforma é ágil e rápida, além de muito didática; com isso, o empreendedor vai gastar apenas meia hora por mês com a contabilidade.”

Organização

Outra diferença entre o digital e o tradicional é a organização. Em plataformas digitais, como a da Contabilivre, você vai ter tudo em um lugar só. “Como a plataforma é amigável e intuitiva, o empreendedor economiza tempo e é possível consultar e utilizar toda a plataforma pelo celular”, diz o especialista.
Além disso, há todo o histórico e registros das informações trocadas, além dos lembretes de pagamento, e o empreendedor consegue resolver tudo, sem precisar falar com ninguém. Com um contador tradicional, tudo dependerá da organização do profissional e dos contatos realizados. E o grande problema, muitas vezes, é que as informações não ficam concentradas em um só lugar, como na plataforma de contabilidade online.
Atendimento
É conhecido que um dos maiores problemas do contador tradicional é o atendimento. Como gerenciam muitos clientes ao mesmo tempo, ele pode, às vezes, demorar para atender a uma demanda mais urgente.
Em uma plataforma de contabilidade online, o atendimento fica mais ágil. O empreendedor consegue resolver toda a vida contábil da empresa, de forma intuitiva. Contudo, em startups como a Contabilivre, se o empreendedor necessitar, também é oferecido o atendimento humanizado. “O atendimento pessoal acontece quando o assunto não foi resolvido em dois ou três e-mails”, explica Fontes. “Apesar de toda a tecnologia, o empreendedor precisa saber que ele pode falar com alguém, quando tiver uma dor.”
Personalização
E a plataforma vai trazer mais funcionalidades em breve. Neste ano, a Contabilivre vai lançar o plano VIP para os clientes que desejam atenção exclusiva. Essa consultoria envolve análise de fluxo de caixa e análise financeira – ideais para quem está disposto a crescer.
Outra novidade será a criação de um programa de fidelidade, que deve ser lançado em 2019. O cliente será recompensado pelo pagamento em dia dos serviços, pela entrega dos documentos no prazo e, ainda, pelo período decorrido desde que aderiu à plataforma. “É como se fosse um programa de milhagem. Ele poderá reverter esses pontos em descontos nos nossos serviços”, exemplifica Fontes.
Custo Esta é a principal diferença entre o contador digital e o tradicional. Como o contador tradicional tem um limite de atendimento, ele acaba cobrando um valor que pode representar boa parte do faturamento de um microempreendedor. E esse valor dificilmente fica abaixo dos R$ 300 por mês. E muitas vezes é cobrado, até mesmo, um salário mínimo. No caso da plataforma de contabilidade online, com a relação mais dinâmica e automatizada, o custo cai bastante. Na Contabilivre, há planos a partir de R$ 89,90 mensais.

CONTABILIDADE SAUDÁVEL

Assim como muitos mercados, o de contabilidade também tem acompanhado a era digital, e a rotina, atendimento, organização, tempo e, principalmente, os custos têm ficado cada vez mais próximos da realidade de cada empresa.
“Sempre é possível oferecer um serviço de forma mais rápida, barata e inteligente. Cada vez mais o pequeno empreendedor vai pagar preço certo, para aquilo que ele precisa”, acredita Fontes. “O que não pode mudar é a atenção do empreendedor com a sua saúde contábil”, diz. E isso independe do caminho que ele escolher para adotar esses cuidados.
Para facilitar a contabilidade do seu negócio e lhe ajudar a economizar tempo e dinheiro, a Contabilivre pode ser a solução ideal.
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